Gestão de escritório de advocacia: Os 3 principais erros que todo advogado comete

Os 3 principais erros que todo advogado comete na gestão de escritório de advocacia (se você é advogado, eu tenho certeza que está cometendo pelo menos 1!) 

A gestão de escritório de advocacia não é uma tarefa fácil. No dia-a-dia, é comum que atividades nem tão urgentes fiquem para trás. No entanto, a longo prazo essa prática pode ser muito prejudicial: pequenos itens, quando ignorados, se tornam uma verdadeira bola de neve.  

Problemas com organização financeira, falha no cumprimento dos prazos, dificuldade em manter uma comunicação eficiente com clientes e colaboradores são apenas sintomas das falhas na gestão jurídica estratégica.  

Quando falamos de um escritório de advocacia, é preciso entender que, dadas as devidas proporções, é uma empresa como qualquer grande corporação e, portanto, necessita ser operada como uma. 

Destaco aqui os 3 principais erros que quase todo advogado comete no seu escritório e, como é de praxe, já deixo algumas dicas para que você possa descobrir o que está afastando você do sucesso na gestão de escritório de advocacia.  

  1. Planejamento Financeiro inconsistente

Perder dinheiro por não ter uma boa gestão financeira é uma das principais causas de dificuldades dos escritórios de advocacia. Um fluxo de caixa bem elaborado e com projeções realistas pode salvar o escritório de passar por verdadeiros apuros. Para começar a elaborar ao menos uma base da gestão financeira, é preciso ter ideia do custo fixo e variável do seu negócio jurídico, sua margem de lucro em cada negociação e a porcentagem dos seus honorários utilizada para cobrir despesas com clientes e custas processuais.   

Uma ferramenta simples e eficiente, muito usada para gestão financeira dos escritórios, é o Excel. Como alternativa gratuita, as planilhas do Google também podem ser utilizadas, mas tem algumas limitações na formatação e adaptação a alguns formatos. Avalie suas condições de organizar as planilhas financeiras do seu escritório e, se preciso, busque a terceirização desta tarefa e um software jurídico.

  1. Não ter uma Estratégia Clara

A falta de planejamento estratégico pode ser resumida em uma frase: Não ter controle sobre o que acontece no escritório. E se você não tem conhecimento e controle sobre o que acontece no seu escritório, você também não sabe para onde ele está indo. É como um barco sem direção, perdido no meio do oceano, sem ligar o motor. Para mudar esse panorama, é preciso traçar e obedecer a um bom planejamento, alinhando e organizando os próprios processos ou delegando e monitorando tarefas.   

Muitas vezes, esse é um processo doloroso: É preciso olhar pra dentro da sua própria operação e reconhecer o que é falho e o que realmente funciona. No entanto, passado esse processo, todas as suas atividades se tornam muito mais produtivas, passam a fazer sentido e, com uma boa estratégia e um objetivo claro, os lucros do seu escritório tendem a crescer.  

  1. Gestão de relacionamento com o cliente

Muitas pessoas acreditam que basta ser educado e ter um relacionamento cordial com o cliente para ter uma boa gestão do relacionamento. No entanto, esse processo vai muito além disso: registrar histórico, informações, acompanhar o processo de atendimento e ter metodologias para captação e conversão de clientes é essencial para começar a controlar e manter onde estão os principais ativos do seu escritório.  

Parece muita coisa? E é mesmo! A boa notícia é que existe uma classe de ferramentas que auxiliam nestas tarefas. Elas automatizam as funções de contato com o cliente e permitem ao profissional centralizar todas as atividades e informações em um único local. 

Mais conhecido como CRM (do inglês customer relationship manager), existem diversos softwares para esse tipo de cuidado, mas a sua implantação e prática no dia-a-dia não só facilita a gestão e os processos internos do escritório, como também conquista a fidelidade dos clientes. Isso porque o atendimento melhora, as oportunidades são mapeadas e você ficará mais seguro ao conversar com seu cliente.  

Para escolher o sistema ideal, considere que o número de clientes é fator determinante para a escolha da ferramenta CRM que você irá utilizar. Além disso, segue também uma lista de itens que você deverá verificar para garantir que atenda 100% o seu escritório: permissão para inserir todos os dados relevantes do cliente, ciclo de vendas e possuir um bom sistema de buscas para encontrar os dados de forma simples e rápida.

Dica 1: Mantenha os processos críticos bem definidos dentro do escritório   

Falta de tempo, desorganização, atividades repetitivas são problemas comuns em gestão de escritório de advocacia. Atividades manuais costumam tomar mais tempo do que deveriam (buscar atualizações nos sites dos tribunais, copiar e colar andamentos de processos, redigir as mesmas peças jurídicas, fazer relatórios, alimentar planilhas como o fluxo de caixa).  

Isso tudo costuma vir de uma única causa: Uma grande dificuldade enfrentada pelos advogados na descentralização das tarefas. Muitos tem dificuldade de confiar na própria equipe, e acabam deixando de delegar rotinas simples e acumulando tarefas. 

Para uma boa gestão, é preciso mapear todas essas atividades, fazer um processo correto para cada uma delas e começar a delegar tudo que não está dentro do seu escopo. A partir daí, é possível desenvolver um planejamento estratégico para a gestão das tarefas.  

Assim, você pode focar no que realmente importa para o seu sucesso. 

Dica 2: Procure se posicionar em um segmento específico 

A grande maioria dos advogados é generalista, acredita que deve atender toda e qualquer demanda, e é aí que está o problema. Não definir um segmento específico é um grande erro. Vamos aos números: No Brasil, existem mais de 1 milhão de profissionais do Direito em exercício. Diante de um cenário tão competitivo, é preciso se reinventar e direcionar um olhar mais atencioso para o que pode se tornar o seu grande diferencial.  

Buscar uma segmentação para a sua atuação pode ser uma forma de se destacar diante de outros advogados, fortalecendo a sua comunicação e injetando mais valor aos seus honorários. Quando você se torna o especialista, atrai clientes antes mesmo que eles conheçam a competência do seu trabalho. Uma mensagem transmitida a um cliente pessoa física de Família não servirá para um cliente pessoa jurídica de Direito Tributário, por exemplo. Portanto, tentar conquistar a todos com uma mesma proposta, pode acabar não atingindo ninguém.  

Antes de decidir que área do direito você irá priorizar em seu atendimento, é importante avaliar em qual frente você possui maior expertise e interesse.  

É importante pensar em como suas diferenciações irão agregar a este nicho de mercado, as qualidades e vantagens que você terá frente à concorrência e o que você pode oferecer ao cliente que o seu concorrente generalista não consegue.  

Artigo escrito por Breno Marco, consultor de gestão e marketing jurídico, sócio proprietário da Blue Space Consultoria. 

1 comentário em “Gestão de escritório de advocacia: Os 3 principais erros que todo advogado comete”

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