Como gerar lucro e diminuir a instabilidade financeira do meu escritório de advocacia

Se você veio aqui ler esse artigo esperando uma pílula mágica, pula para o próximo, isso não existe. Vou te falar de inúmeras coisas que você precisa fazer para neutralizar essa instabilidade e ter paz na consciência, beleza? De métodos, especificamente.

Deixa eu te contar um breve relato, durante os últimos anos prestando consultoria para escritórios de advocacia, eu percebi um comportamento muito comum entre os advogados, e aqui eu me refiro especificamente aos meus clientes e advogados que eu conheci durante a jornada. A maioria deles ganha ou já ganhou muito dinheiro, dinheiro que muitas vezes seria o suficiente para bancar 6 ou 12 meses de todas as contas do escritório, e agora nós temos um ponto complicado, como esses caras ganharam tanto dinheiro e mesmo assim ainda não conseguiram ter liberdade financeira, quiçá estabilidade financeira no escritório de advocacia?

Nesse momento nós separamos os homens dos meninos e as meninas das mulheres, e começamos a falar sobre gestão financeira, melhor, sobre a importância de se ter uma EXCELENTE gestão financeira, sem isso, nenhum escritório consegue decolar!

Quais são os objetivos financeiros do seu escritório?

  • Gerar lucro, de preferência MUITO

E para gerar lucro você precisa saber:

  1. Quanto de lucro você está gerando;
  2. O que está gerando mais ou menos lucro;
  3. Analisar o fluxo de caixa;
  4. Gerir o lucro, e saber o que fazer com o dinheiro.

Se você gostaria de saber exatamente o seu lucro, onde deve cortar gastos, qual o preço que você pode cobrar, se você pode investir X reais em alguma coisa, ou quanto você pode tirar de pró-labore, fica comigo nesse artigo.

Eu vou te mostrar 4 passos para ter uma gestão eficiente e acabar com esse medo e essa instabilidade que assombra os advogados.

O passo 0 eu nem vou mencionar que é separar as suas contas pessoais das contas do escritório e definir um pró-labore FIXO, calma, você pode subir ele de tempos em tempos, de maneira PLANEJADA.

Passo 01: Plano de Contas

O plano de contas é o coração da gestão financeira, para as entradas e saídas irem para o lugar certo, e se não estiver estruturado da maneira correta, todo o resto não dá certo. O primeiro passo da nossa consultoria é analisar os procedimentos atuais e depois estruturar o plano de contas, que é composto pelos seguintes itens:

  1. Entradas;
  2. Custos variáveis;
  3. Custos fixos;
  4. Investimentos;
  5. Entradas e saídas não operacionais.
  • Entradas: são todos os valores recebidos no período, é diferente de venda. Aqui consideramos o cash que efetivamente entrou na conta do escritório.
  • Custos variáveis: todos os gastos diretamente relacionados ao serviço prestado, é variável porque varia de acordo com o seu volume de vendas e/ou negócios fechados. (Ex: impostos, comissões, terceirizações de serviços, etc.)
  • Custos fixos: estão relacionados a estrutura do escritório, são fixos porque se você abrir ou não o seu escritório durante 1 mês, eles estarão lá. (Ex: luz, água, contador, aluguel, salários, etc.)
  • Investimentos: são os gastos que não fazem parte habitualmente do escritório, porém pretende-se ter algum retorno a curto, médio ou longo prazo. (Ex: compra de software, contratação de consultoria, treinamentos de capacitação, aumento de estrutura, compra de maquinário, etc.)
  • Entradas e saídas não operacionais: não fazem parte da operação do negócio. (Ex: distribuição de lucros, pagamento de juros, recebimento e pagamento de empréstimo, etc.)

Muitos advogados simplesmente ignoram esses conceitos, e ter conhecimento sobre eles é uma das etapas mais importantes. Se não houver correta separação do que é variável, fixo, não operacional, investimento, toda a análise vai pelo ralo, logo, é impossível fazer um planejamento financeiro e orçamentário correto.

Passo 02: Contas a pagar e receber

Aqui é possível mapear o que ainda não aconteceu, se o contas a pagar e receber estiver 99% previsto (deixe o 1% para as surpresas), você vira quase um vidente. Você consegue saber hoje, se vai ter dinheiro ou não daqui a 3 meses. Você consegue encarar a dura realidade de ter, 500 mil para receber e 750 mil para pagar até o final do ano.

Agora eu vou te contar mais um breve relato, um cliente nosso sabia que tinha um certo dinheiro para receber dos clientes inadimplentes, observa a frase “um certo dinheiro”, ou seja, eles tinham um chute em mente, e nesta etapa da consultoria eu pedi que fosse feito um levantamento exato de todas as vendas realizadas e valores que ainda estavam em aberto, pedi também que fosse feito um levantamento de TODAS as despesas mensais do escritório, para fazer uma média.

Cinco dias depois … em nossa reunião presencial esse cliente chegou desesperado, descobriram que os valores em atraso correspondiam (acredite se quiser), a 5 meses de todas as contas pagas do escritório (incluindo TUDO). Se o escritório não estivesse com uma inadimplência tão alta, nós poderíamos considerar investimentos, distribuição de lucros, enfim, qualquer coisa, menos estar com dificuldades financeiras. E o pior nem é isso, o pior era não ter a mínima ideia de quanto era a sua inadimplência exatamente, centavo por centavo.

Passo 03: Controle EXTREMO diário (esse só segue quem quer dormir tranquilo)

É chato, muito chato contabilizar todos, eu disse todos os gastos diariamente. Só que ter pleno controle sobre todas as entradas e saídas é que vai te permitir deitar a cabeça no travesseiro tranquilamente. Você vai ter mais segurança para tomar decisões, pois saberá exatamente tudo o que está acontecendo!

Tendo pleno controle financeiro, o gestor financeiro do escritório de advocacia se sente seguro, da mesma forma, não ter o controle exato, gera insegurança. Já pensou estar na praia com a sensação de insegurança? Em gestão financeira você não pode aceitar o mais ou menos certo, é preciso o controle exato, então a partir de hoje você não vai mais falar – “faturamos algo em torno de 1.100.000,00”, você vai dizer – “nós faturamos esse mês 1.113.147,77 😊.

Passo 04: Análises financeiras (afinal, do que adianta ter tantos números e não saber analisar?)

Isso separa o pesadelo do sonho, os resultados ruins do crescimento, separa desespero da tranquilidade e o caos da organização.

Existem diversas análises financeiras que são possíveis de serem criadas, e varia de escritório para escritório, mas algumas delas são essenciais, e aqui eu recomendo que você entenda o conceito geral e busque se aprofundar com materiais adicionais. Vamos as essenciais:

  • Fluxo de caixa: é o relatório que vai te dar um resumo de todas as movimentações de entradas e saídas no período. É preciso ter um modelo correto de fluxo de caixa e saber interpretar estes números (conforme abaixo).

O fluxo de caixa precisa ter essa estrutura:

{Entradas (-) Custos Variáveis = Margem de Contribuição (-) Custos Fixos = Resultado Operacional Antes dos Investimentos (-) Investimentos = Resultado Operacional Final(+ou-) Entradas e Saídas Não Operacionais = Resultado Líquido}.

Observação: infelizmente a maioria dos softwares jurídicos não possibilita essa análise. Mas não há nada que uma boa planilha não permita tal análise.

  • Ponto de equilíbrio financeiro: o ponto de equilíbrio é o mínimo que o seu escritório de advocacia precisa faturar para não ter prejuízo. No pior cenário do mundo você precisa faturar este valor X, abaixo disso é prejuízo.

O ponto de equilíbrio calcula-se assim:

Ponto de Equilíbrio = Despesas Fixas / % Margem de Contribuição

Afinal, o que é margem de contribuição?

Basicamente, é o quanto sobra de receita para pagar os custos fixos e, consequentemente, ter lucro após as vendas, ou seja, a margem de contribuição indica quanto de receita sobra após o desconto dos custos diretos.

Para encerrar: “Ele tinha tudo, era tudo contabilizado, o saldo batia, tinha sistema, mas …”

… não tinha análise financeira, não tinha projeção financeira. Tinha todo controle do mundo, mas não fazia a análise da maneira correta, ou sequer fazia a análise e projeção financeira.

Resultado? Não tem tranquilidade, não consegue investir, não consegue dormir, não consegue crescer, vive com dúvidas e incertezas.

*Artigo escrito por Breno Marco, consultor de gestão e marketing jurídico, sócio proprietário da Blue Space Consultoria.

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