Produtividade para Advogados

Saber administrar as horas de trabalho é um grande desafio.  Muitos advogados e seus sócios sofrem com a gestão do tempo nos escritórios de advocacia.  Mesmo quando tudo parece estar sob controle, logo surgem situações que revelam a desordem.  Em meio aos ciclos intermináveis de tarefas, o tempo passa rápido e a procrastinação acaba sendo a principal atividade do dia. Logo, a produtividade para advogados no dia a dia é fundamental.

Dentre as principais razões da desorganização, as atividades não remuneradas (exemplos: mandar e-mail, responder WhatsApp, ir a reuniões, fazer Networking, cuidar da parte administrativa do escritório) tomam grande parte do tempo e também precisam ser organizadas.

Alinhar essas tarefas com a agenda para conquistar novos clientes e cuidar de questões sensíveis à sua advocacia é essencial para o sucesso do escritório.

Parece um bicho de sete cabeças? Acredite, não é – na verdade, atitudes simples e hábitos corretos podem te colocar no caminho certo e fazer com que seu dia seja muito mais produtivo e você possa se ocupar com atividades que realmente fazem a diferença no seu escritório.

Listei aqui os principais vilões da produtividade para advogados e, em seguida, falo também de algumas ações que você pode começar de imediato pra focar no que realmente importa.

Principais motivos da baixa produtividade para advogados

  1. Dedicar muito tempo a tarefas administrativas

Criar diversas planilhas no Excel, uma para cada fim (administrativo, financeiro, processual), é uma prática muito comum. Porém, o grande problema não está na quantidade de documentos para atualizar e monitorar, e sim na escolha do meio para acompanhar essas informações. Ao longo do tempo, essa prática se torna cada vez mais insustentável e pode acabar tomando grande parte do seu dia. Utilize um software jurídico como esse, acredite, o valor investido trará retorno rápido. Em outro artigo nós falamos sobre a importância do software jurídico para o escritório de advocacia.

  1. Desorganização física e mental

Não apenas a desorganização do espaço físico de trabalho, mas a forma como você organiza as informações virtuais e mentais também devem ser constantemente reorganizadas. Atitudes simples como organizar a semana e depois os dias geram grandes diferenças na produtividade para advogados e mantém sua mente mais leve e segura de que está no caminho correto.

  1. Busca manual de processos

A maior parte do tempo gasto por muitos advogados e estagiários é dedicado a pesquisas do andamento de processos nos sites dos tribunais, para depois copiá-los e colá-los em planilhas ou sistemas jurídicos. Esse hábito vai se perpetuando, gerando custos e perpetuando uma cultura improdutiva.

  1. Sobrecarga de trabalho

“Levar trabalho para casa”, sair do escritório tarde da noite, abdicar da vida pessoal e dos momentos de lazer com muita frequência…Todos esses itens são sintomas de uma doença maior e indicam uma gestão ineficiente do tempo. Eu garanto pra você: organiza que dá!

  1. Subestimar a utilidade da agenda

Perder compromissos ou se atrasar por falta do hábito de usar a agenda. Um item simples, que quanto maior a frequência, maior o problema também: Além do mal estar, te posiciona como alguém descomprometido com o próprio trabalho.

  1. Uso de ferramentas complicadas

A tecnologia existe para simplificar a rotina ao máximo. Um sistema robusto demais, complicado de usar ou mesmo pouco eficiente pode se tornar um grande vilão do tempo. Opte por sistemas que sejam simples, tenham um bom suporte e possa ser explicado em um vídeo de poucos minutos. O blog da Aurum separou 16 dicas para acertar na escolha do software jurídico.

E aí, se identificou com alguns desses itens? Se você tem andado super ocupado (a), eu aposto que sim. Mas antes de falarmos sobre as soluções, é importante entender também o que “ter mais tempo” e o que a produtividade para advogados significa na prática:

Principais motivos para organizar o tempo

  1. Facilitar a cobrança de honorários

Como advogado, você deve ser preciso e elegante no momento da cobrança. Afinal, esse momento também é mais uma oportunidade de mostrar a qualidade do seu trabalho. Quando você consegue se organizar, sabe exatamente pelo que está cobrando e comunica o preço de forma tranquila, seu cliente se sente muito mais seguro e confortável.

  1. Aumentar a agilidade no contato e fidelizar o cliente

É preciso ter zelo, cuidado e estratégia no atendimento ao cliente. Para garantir que isso seja feito com frequência, criar rotinas dentro do escritório é fundamental. para que isso facilite a obtenção e a retenção dos clientes. Quando seu cliente se sente sempre bem atendido, ele entenderá isso como um diferencial e será fiel ao seu serviço, além de gerar novas indicações.

  1. Criar um fluxo de trabalho consistente

Existem atividades que são diárias, semanais, mensais, trimestrais, semestrais ou anuais. Identificar os tipos de atividades e a periodicidade de cada uma é fundamental para estabelecer rotinas eficientes para o seu escritório.

Esse tipo de classificação cria uma rotina e evita a sensação de “apagar incêndio” o tempo todo.

Essas são apenas algumas das vantagens que uma boa organização do tempo oferece. Isso sem contar (como já citei acima) a organização e clareza mental.

Agora, listo abaixo algumas atividades básicas que você pode começar a aplicar de imediato no seu escritório:

Principais estratégias para organizar o tempo

  1. Deixe por perto apenas o que é necessário

Para que as coisas não tomem o espaço da sua produtividade, deixe por perto apenas o que é útil e necessário. É importante que você descarte os objetos que não usa mais e arquive o que já foi resolvido. Guarde os demais itens, separando o que deve ficar junto à sua mesa e o que precisa ser guardado em pastas, arquivos ou armários. Se ficar em dúvida sobre manter ou não um documento, muito provavelmente é porque ele não é importante. Digitalizar e organizar os documentos em pastas no seu computador, é uma forma simples e efetiva de melhorar a organização.

  1. Organize com Critério

É preciso criar critérios claros de organização que combinem com a sua rotina para conseguir manter a ordem no escritório. O que você usa em 80% do tempo é o que deve ficar mais acessível. Busque organizar as gavetas, deixando o material básico de papelaria na primeira gaveta. Documentos importantes, de uso rotineiro, na segunda. Ter lugares certos para arquivar os documentos ajuda a manter seu espaço de trabalho organizado e vazio de distrações. Essa dica também se aplica aos arquivos digitais.

  1. Crie hábitos e estabeleça fluxos de trabalho

Planejamento e organização são essenciais para uma boa gestão do tempo. Portanto, planeje o seu dia com antecedência. Procure fazer um planejamento semanal. Eduque a sua mente e crie um ciclo de organização sustentável. Busque sempre marcar o início e o fim do trabalho, encerrando o expediente com uma lista de atividades pré-programadas para o dia seguinte.  Assim, você conseguirá ter um ambiente ideal para a produtividade.

Ao fazer seu planejamento e organizar sua agenda semanal, é importante que você diferencie os eventos das tarefas do dia a dia. Um evento tem data, horário e local para acontecer. Já as tarefas cotidianas podem ser feitas no seu escritório, em dias e horários definidos por você. Isso te ajudará a conseguir cumprir todas as atividades em tempo hábil.

  1. Reduza a quantidade de papel

Com o avanço da tecnologia, ficou muito mais fácil guardar todas as informações e arquivos sobre um caso ou processo em um mesmo lugar. Além de ser mais prático e eficiente, manter a maior quantidade possível de documentos no computador pode simplificar a sua advocacia.

  1. Faça uma lista

Tentar se lembrar de muitos detalhes sobrecarregando a cabeça com muita informação é um erro de gerenciamento de tempo bastante comum. Por isso, a melhor maneira de manter a organização é usar uma lista de coisas a fazer.

  1. Estabeleça prioridades

Estabelecer as prioridades, organizando as tarefas diárias por grau de importância é o ponto central na organização do tempo. Não deixe tarefas pouco importantes virarem urgências. Saiba diferenciar urgente e importante. O ideal é que você faça as coisas enquanto elas são importantes, e não urgentes. Classificação de tarefas caminha de mãos dadas com a produtividade para advogados.

  1. Concentre-se na sua hora mais produtiva

Encontre o seu horário mais produtivo e concentre-se para realizar as atividades mais importantes nesse espaço de tempo. Pode ser que esse horário seja de manhã, ou mesmo que você tenha hábitos noturnos. O importante é que você se conheça e respeite seus próprios horários.

  1. Evite trabalhar dobrado

Evitar o retrabalho é essencial para que o seu dia seja produtivo. Quando fizer um relatório, escrever um e-mail ou uma petição, concentre-se e faça o melhor possível para evitar pequenos erros. Assim, você economiza revisões e ganha muito mais tempo.

  1. Delegue tarefas

Delegar tarefas faz parte da organização do tempo. Não é preciso abraçar todas as atividades do escritório, o importante é realizar o trabalho com qualidade. Não centralize, não ache que você deve ser o responsável de tudo. Delegue para focar no que você faz de melhor.

  1. Use a tecnologia

A tecnologia é uma ótima ferramenta de organização de tempo.  Existem vários aplicativos de smartphones ou mesmo online que ajudam a organizar listas, colocar lembretes e gerenciar compromissos. Além disso, existem diversos softwares jurídicos que permitem que você salve documentos e arquivos no sistema e relacione-os aos casos, processos e contatos. Use a tecnologia a seu favor e não contra você.

Com um registro de sucesso comprovado, estamos aqui para ajudá-lo a construir uma base sólida para uma estratégia de negócio forte e eficaz.

Artigo escrito por Breno Marco, consultor de gestão e marketing jurídico, sócio proprietário da Blue Space Consultoria.

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